| Ce logiciel sert à créer des campagnes de faxing. |
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| Mode opératoire pour lancer une campagne de faxing |
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| 1) Créer une nouvelle base de données |
| Pour commencer une campagne de faxing, il faut créer une base de données dans laquelle seront stockées les données des contacts. |
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| 2) Importer les contacts dans la base de données |
| Vos données doivent être contenues dans des fichiers textes. Les différentes données doivent être séparées par des points-virgules ou des tabulations et doivent être organisées en un seul enregistrement par ligne dans le fichier texte. Les données doivent toujours appartenir à un groupe. |
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| 3) Optionnel : Eliminer les doublons de la base de données |
| Cette opération élimine les contacts importés plusieurs fois pour n'en garder qu'une. |
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| 4) Editer votre télécopie au format texte, au format HTML ou sélectionner un fichier compatible |
| Vous pouvez ajouter des images et de nombreuses autres fonctionnalités dans votre télécopie. |
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| 5) Optionnel : Trier vos données, regrouper, dégrouper. |
| Vous disposez de plusieurs possibilités pour grouper ou dégrouper vos données, selon la quantité de données, par ordre alphabétique, etc. |
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| 6) Programmer ou lancer directement votre faxing. |
| Vous avez deux possibilités pour lancer votre faxing : immédiatement ou en différé. Le traitement différé est très utile dans le cas d'un lancement d'une grande campagne de faxing car le traitement peut être programmé de nuit. Les paramètres du télécopieur que vous voulez utiliser doivent avoir été saisies au préalable. |
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| Mode opératoire pour réceptionner les e-mails retournés |
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| Il est possible de traiter les retours de votre faxing en demandant aux contacts un retour par e-mail pour effectuer un sondage ou un arrêt de l'abonnement. |
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| 1) Paramétrer correctement les paramètres de réception des e-mails. |
| Il faut saisir les données de connexion de votre compte de messagerie. |
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| 2) Activer la réception des e-mails. |
| Il suffit de cocher une option dans les paramètres. |
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| 3) Compléter les mots clés |
| Les retours peuvent être de 2 types différents : désabonnement automatique ou sondage. La détection de ces messages se fait par l'identification d'un mot clé dans l'objet du message. Le logiciel détecte ces mots clés dans l'objet des e-mails et les comptabilise. Le principe est le même pour la comptabilisation lors d'un sondage avec le mot clé de son choix. |
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| Menu Fichiers |
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| Créer une nouvelle base de données |
| Permet de créer une nouvelle base de données. Cette base de données contient les diverses données des contacts. Vous avez la possibilité de créer autant de base de données que vous le désirez. Les bases de données utilisent la technologie XML. Le format XML est un format exploitable à partir d'un simple éditeur au format texte. |
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| Sélectionner une base de données |
| Permet de sélectionner une autre base de données que celle qui est active. |
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| Quitter |
| Permet de fermer l’application. |
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| Menu Données |
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| Importer des données |
| Ce menu permet d’importer des données d’un fichier. Les séparateurs acceptés sont les tabulations et les points virgules (Format plus connu sous le nom de CSV EXCEL). |
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| Pour cela, il faut : |
- 1) Saisir ou sélectionner le chemin d'un fichier à importer.
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- 2) Optionnel : Cocher la case "LOTS" si vous voulez traiter tous les fichiers du répertoire.
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- 3) Créer ou sélectionner un groupe qui contiendra les données importées. Dans le cas d'un traitement par lots, le nom du groupe sera le nom du fichier importé.
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- 4) Saisir les champs correspondants aux données à importer suivant la première ligne du fichier. Vous pouvez appuyer sur le bouton pour rafraîchir les données autant de fois que vous le désirez.
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| Remarque : L’option « ignorer le premier enregistrement » doit être coché si le fichier à importer contient les noms des colonnes en début de fichier. |
| Mise à jour de la base de données (fichier) |
| Ce menu permet de mettre à jour la base de données XML (arrêt d'un abonnement, suppression d'un enregistrement) à partir d’un fichier. |
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| Mise à jour de la base de données (http) |
| Ce menu permet de mettre à jour la base de données XML (arrêt d'un abonnement, suppression d'un enregistrement) à partir d’une adresse internet. |
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| Ajouter une donnée dans un groupe |
| Ce menu permet d'entrer manuellement un enregistrement dans la base de données. |
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| Supprimer toutes les données |
| Permet de supprimer toutes les données de la base de données (groupes, données). |
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| Recherche multi critères |
| Permet de sélectionner des données suivant des critères particuliers. |
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| A partir de cette sélection de données, il est possible de : |
- Transférer les enregistrements vers l'envoi.
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- Exporter les enregistrements vers une nouvelle base de données XML.
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- Modifier l'enregistrement courant.
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- Supprimer l'enregistrement courant.
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| #** : l'utilisateur peut saisir le début du de l'ensemble du critère seulement, s'il le désire. |
| *#* : l'utilisateur peut saisir une partie (à n'importe quelle position) de l'ensemble du critère seulement, s'il le désire. |
| Réinitialiser toutes les données |
| Ce menu permet de réinitialiser les données. Lors d’une campagne de faxing toute télécopie envoyée à un contact donné est coché dans la base de données. Ceci permet de ne pas envoyer plusieurs courriers à un même contact dans une même campagne. |
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| Eliminer les doublons de la base de données |
| Permet de supprimer les contacts en double dans toute la base de données. |
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| Menu Groupes |
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| Ajouter un groupe |
| Ce menu permet de créer des groupes de données ou des groupes de groupe de données. |
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| Supprimer un groupe |
| Ce menu permet de supprimer un groupe et toutes les données qu’il contient. S'il s'agit seulement d'un groupe de groupes, seul le groupe de plus haut niveau est supprimé. |
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| Séparer un groupe en sous groupes alphabétiquement |
| Permet de séparer les données en sous-groupes. |
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| Séparer un groupe en sous-groupes par séries |
| Permet de séparer les données en sous-groupes. |
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| Séparer un groupe en sous groupes suivant la ville |
| Permet de séparer les données en sous-groupes. |
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| Séparer un groupe en sous groupes suivant le département |
| Permet de séparer les données en sous-groupes. |
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| Séparer un groupe en sous groupes suivant le code postal |
| Permet de séparer les données en sous-groupes. |
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| Réinitialiser un groupe |
| Ce menu permet de réinitialiser les données d'un groupe. Lors d’une campagne de faxing, toute télécopie envoyée à un contact donné est coché dans la base de données. |
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| Menu Télécopies |
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| Les télécopies peuvent être envoyé au format texte, au format html ou avec un fichier compatible. |
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| Ajouter une télécopie |
| Ce menu permet de créer une télécopie avec des pièces jointes. Les télécopies sont créés en texte brut. Le texte peut être enrichit de balises qui seront remplacées par les textes correspondants lors de l’envoi de la télécopie. |
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| Editer une télécopie |
| Ce menu permet de modifier une télécopie déjà créé. La sélection de la télécopie est faite à partir de son objet. |
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| Supprimer une télécopie |
| Ce menu permet de supprimer une télécopie. |
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| Menu Envoi |
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| Faxing |
| Ce menu permet de lancer la campagne de faxing. Pour cela, il faut :1) Sélectionner un courrier saisi auparavant.2) Sélectionner les contacts à qui on veut envoyer la télécopie.3) Appuyer sur ENVOYER L'utilisateur peut a tout moment interrompre l'opération en cours et la reprendre plus tard. |
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| Menu Traitement différé |
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| Créer un traitement différé |
| Permet de créer un envoi de télécopie en différé. |
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| Supprimer un traitement différé |
| Permet de supprimer un traitement différé. |
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| Menu Réception |
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| Réceptionner les e-mails |
| Permet de récupérer les informations des e-mails retournés par les destinataires des faxings. Lorsque cette fonction est activée, elle met à jour les informations d'arrêt d'abonnement ou les données des sondages. |
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| Cas du désabonnement automatique : |
| Syntaxe de l'objet de la télécopie retourné : STOP XXXXXXXXXXXX |
| Sondages |
| Permet de créer des sondages. La comptabilisation des sondages est effectuée par identification d'un mot clé de votre choix dans l'objet de l'e-mail retourné par le contact lors de la réception. En clair, il faut faire la demande dans la télécopie de répondre par le mot clé choisi dans un e-mail en retour. |
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| Menu Options |
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| Paramètres |
| Ce menu contient les options de faxing. L'utilisateur doit en premier lieu renseigner ces données avant toute utilisation de la fonction de faxing. |
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| Style et langue |
| Ce menu permet de changer de langue et de changer le style de l’application. |
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| Questions les plus fréquentes |
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| Vidéos / Tutoriels |
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